¿Quién sostiene a las personas que hacen que un evento suceda?

Hay una parte de los eventos que casi nunca aparece en las fotos: cómo llega el equipo al momento de abrir puertas.

Para entonces ya hubo cambios, llamadas, pendientes, decisiones y, probablemente, varias horas de cansancio acumulado. El público está a punto de vivir una experiencia que nosotros llevamos semanas —a veces meses— tratando de hacer posible.

Y justo ahí, cuando todo tiene que funcionar, también necesitamos paciencia para atender, claridad para decidir y disposición para resolver lo que todavía pueda pasar.

Por eso creo que liderar eventos tiene una complejidad muy particular. Estás coordinando personas que trabajan bajo presión, con tiempos que difícilmente se pueden mover y con muchas cosas sucediendo al mismo tiempo. Acompañarlas en esas condiciones requiere mucho más que conocer el minuto a minuto.

Nos acostumbramos demasiado al cansancio

En esta industria hablamos con mucha naturalidad de no haber comido, de dormir poco o de llevar todo el día de un lado a otro. A veces hasta lo contamos con orgullo, como prueba de lo mucho que trabajamos para que las cosas salieran bien.

Y sí, producir requiere esfuerzo. Hay jornadas intensas y situaciones que exigen una respuesta inmediata. Pero creo que nos hace falta preguntarnos cuánto de ese desgaste era inevitable y cuánto venía de una mala planeación, de instrucciones poco claras o de no haber pedido apoyo a tiempo.

No todo cansancio es burnout. Aun así, me preocupa la facilidad con la que hemos normalizado trabajar al límite.

Porque después esperamos que ese mismo equipo tenga la mejor actitud con el asistente, responda con calma al cliente y encuentre una solución creativa al último cambio. También hay que revisar en qué condiciones le estamos pidiendo que haga todo eso.

Cada persona necesita un apoyo distinto

Algo que mi experiencia profesional me ha hecho cuestionar es la idea de que acompañar a un equipo significa supervisarlo todo.

Tal vez una persona tiene perfectamente controlada su operación y lo que necesita de ti es respaldo para hablar con un director. Tal vez otra necesita aprender a comunicar mejor sus avances para que el cliente interno tenga tranquilidad. Y alguien más puede necesitar herramientas para atender con paciencia a un asistente cuando ya lleva horas resolviendo problemas.

Si no entendemos esa diferencia, podemos terminar encima de alguien que necesita autonomía y dejar solo a quien sí necesitaba nuestra intervención.

Para mí, ahí está una parte importante del liderazgo: conocer suficientemente a tu equipo para identificar cuándo dar espacio, cuándo orientar y cuándo entrar a resolver con él.

No basta con aventar a alguien al ruedo y esperar que aprenda sobre la marcha. Hay que darle contexto, herramientas y seguimiento. También abrir una conversación en la que pueda decir «esto me está costando trabajo» sin sentir que está poniendo en duda su capacidad.

Convivir todo el día no significa que nos estemos escuchando

Los crews se vuelven personas muy cercanas. Compartimos viajes, montajes, comidas a deshoras y momentos de tensión que después terminan siendo anécdotas. Hay temporadas en las que convivimos más con ellos que con nuestra propia familia.

Esa cercanía es una de las cosas más bonitas de trabajar en eventos. Pero podemos pasar todo el día hablando de pendientes sin tener una sola conversación sobre cómo estamos trabajando juntos.

¿Sabemos qué quiere aprender esa persona? ¿Qué parte de su trabajo le está costando más? ¿En dónde siente que le falta apoyo?

Haber construido confianza debería ayudarnos a tener esas conversaciones. También a respetar cuando alguien necesita descansar, pedir un relevo o poner un límite. El cariño por el equipo no tendría que convertirse en la expectativa de que siempre esté disponible.

Los proveedores también forman parte del equipo que estamos liderando

Y aquí creo que vale la pena ampliar la mirada, porque muchas veces hablamos de liderazgo pensando únicamente en las personas que nos reportan.

Pero nuestras decisiones también afectan al equipo de audio, iluminación, video, montaje y a todos los proveedores que están haciendo posible el evento.

Una instrucción que cambia varias veces implica trabajo para alguien. Una decisión que no tomamos a tiempo puede comprimir las horas de ejecución de otro equipo. Y cuando la estrategia no está clara, cada persona termina tratando de interpretar qué queremos lograr.

Por supuesto que hay que exigir calidad y cumplir con lo acordado. También nos corresponde dar información suficiente, escuchar las implicaciones de lo que pedimos y entender que cada cambio tiene un impacto.

Pedir algo parece muy rápido desde un mensaje. Producirlo puede ser otra historia.

La pertenencia se construye dando espacio para aportar

Recuerdo mucho a una productora audiovisual con la que trabajaba. Yo les compartía todo el concepto creativo y ellos se encargaban de llevar una parte enorme de esas ideas a la realidad.

Con mi productor había un diálogo que yo valoraba mucho: «¿Tú qué piensas?», «¿Cómo lo harías?», «¿Qué podemos resolver mejor?». Me importaba que tuviera espacio para aportar su visión, porque su experiencia también podía hacer crecer la propuesta.

Y sí, eso requería soltar un poquito. Tener claro lo que quería lograr, pero estar abierta a que alguien propusiera otro camino. Escuchar de verdad implica aceptar que una buena idea también puede cambiar a partir de lo que otra persona ve.

También me gustaba integrar al crew en las dinámicas del evento. Darles contexto, involucrarlos y hacerlos parte de lo que estábamos construyendo. Al final, ellos también estaban poniendo su tiempo, su talento y su energía para que todo sucediera.

Cuando me despedí de ese equipo, durante un evento de graduación, uno de sus integrantes se acercó a decirme algo que todavía recuerdo con muchísimo cariño. Me contó que había empezado años atrás en ese mismo evento como runner. Ahora estaba ahí como productor, y sentía que yo había contribuido a su desarrollo. Por eso le dolía que dejáramos de trabajar juntos.

La verdad, me conmovió mucho. En medio de tantos pendientes y tantos eventos, no siempre te detienes a pensar en cómo va creciendo la persona que está trabajando a tu lado. Y de pronto alguien te lo cuenta y te hace mirar todo lo que compartieron desde otro lugar.

Su camino era suyo: de su esfuerzo, de lo que había aprendido y de las oportunidades que había sabido aprovechar. Saber que mi manera de trabajar con él había aportado algo a ese proceso me hizo valorar todavía más la responsabilidad que tenemos cuando lideramos.

Porque entre un montaje y otro también hay personas aprendiendo, ganando confianza y preparándose para asumir nuevas responsabilidades. Darles espacio para proponer, confiarles una decisión y acompañarlas cuando algo les cuesta puede tener un impacto que nosotros ni siquiera alcanzamos a ver en ese momento.

Creo que ahí hay una parte del éxito que pocas veces entra en el reporte final: quién pudo crecer mientras hacíamos que todo lo demás sucediera.

¿Qué significa que un evento haya salido bien?

He trabajado desde agencia y desde corporativo, y sé que cambian muchísimo las dinámicas: quién solicita, quién autoriza, cómo se negocia y a quién hay que darle respuestas.

Pero en ambos lados he encontrado una necesidad muy parecida: tener claridad sobre lo que estamos haciendo y saber con qué respaldo contamos para hacerlo.

Por eso creo que, al terminar un evento, la evaluación tendría que incluir cómo trabajamos. Además de revisar el programa, el presupuesto y la experiencia del asistente, necesitamos hablar de las urgencias que pudimos evitar, de quién terminó sobrecargado y de qué vamos a hacer distinto la próxima vez.

Yo también sigo aprendiendo a liderar. A soltar, a comunicar mejor y a reconocer cuándo alguien necesita algo diferente de lo que yo pensaba darle.

Pero cada vez tengo más claro que el trabajo de un líder se siente en cosas muy concretas: una prioridad bien explicada, una decisión tomada a tiempo, una conversación difícil que no dejamos sola en manos del equipo.

Cuando pienso en los eventos que quiero seguir produciendo, también pienso en eso: en que las personas puedan mirar el resultado con orgullo y decir «yo fui parte de esto». Y que, después de todo lo que implicó hacerlo posible, tengan ganas de volver a trabajar juntos.